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書類・帳票等の保存年限

「e−文書法」(一定の要件を満たすと、これまで紙の形で保存することが決められていた文書を光磁気ディスク等の電子媒体に保存することが認められる。)の施行に伴い、必ずしも書面の状態で保存する必要がなくなってきました。それに伴い、現存の機密書類の処分にあたって、「個人情報保護法」の関連書類の漏洩や貴事業所の内部情報の漏洩も危惧されます。
そこで、貴事業所までお伺いして、お立会いのもと機密書類のシュレッダーのご提案と各法律に基づく、保存期間の一例をご紹介いたします。(同じ書類でも異なる法律によって保存期間が違う場合もあります。)

 

■医療機関関係書類(一例)

書類名 保存期間 根拠条文
カルテ 5年間 医師法 第24条
療養の担当に関する帳簿、書類その他の記録 3年間 保険医療機関及び保健医療担当規則第8条
病院日誌・各科診療日誌 2年間 医師法 第21条  
手術記録
検査所見記録
エックス線写真
入院患者・外来患者の数を明らかにする帳簿 2年間 医師法 第21条
エックス線装置の測定結果記録 5年間 医療法施行規則第30条の21
放射線障害が発生するおそれのある場所の測定結果記録 5年間 医療法施行規則第30条の22
エックス線装置等の使用時間に関する帳簿 2年間 医療法施行規則第30条の23
助産録 5年間 保健師・助産師・看護師法 第42条
救急救命処置録 5年間 救急救命士法 第46条
歯科技工指示書 2年間 歯科技工士法 第18条
歯科衛生士の記録 3年間 歯科衛生士法施行記録 第18条
調剤済み処方箋 3年間 薬剤師法 第27条
調剤録 3年間 薬剤師法 第28条

■法令上作成保存が求められている書類(一例)

書類名 保存期間 根拠条文
定款 永久 法令では定められていませんが、永久保存が望ましいと思われます。   
登記関係書類 
訴訟関係書類
特許など知的所有権に関する書類
社則  社報  社内報
重要な人事に関する書類
労働組合との協定書
商業帳簿(金融帳簿・貸借対照表) 10年 商法第36条
契約書・売掛帳・領収書など 7年 法人税法第59条、所得税法第63条
(営業に関する重要な書類) 3年 労働基準法第109条
給与所得者の扶養控除等申告書 7年 国税通則法第70条〜73条 
源泉徴収簿 7年
健康診断個人票 5年 労働安全衛生規則第51条
従業員の身元保証書、誓約書 5年 雇用保険施行規則第143条
安全委員会議事録、衛生委員会議事録 5年 労働安全衛生規則第23条
雇用保険の被保険者に関する書類 4年 雇用保険施行規則第143条
タイムカード、残業報告書など 4年 労働基準法第109条
労災保険に関する書類 3年 労働者災害補償保険法施行規則第51条
労働保険の徴収・納付等の関係書類 3年 労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則70
ボイラー等の定期自主検査の記録 3年 ボイラー及び圧力容器安全規則第32・67・88・94条
健康保険に関する書類 2年 健康保険法施行規則第34条
厚生年金保険に関する書類 2年 厚生年金保険法施行規則第28条
雇用保険に関する書類 2年 雇用保険法施行規則第143条

商法第36条において、商人は10年間、「商業帳簿」および「営業に関する重要な書類」を保存しなければならないと規定されています。これは、これらの書類が後日紛争が生じた場合に有力な証拠書類となることなどから、社会的使命としてこれらの書類の保存を義務付けたものです。「商業帳簿」や「営業に関する重要な書類」が具体的にどんなものをいうのかというと、商法上、必ずしも明確に規定されていません。

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